tugas portofolio 4

a.       Empowerment stress konflik

1.      Pengertian empowerment

Menurut Webster dan Oxford English dictionary, kata empowerment mengandung 2 pengertian yaitu pertama to give power or authority to, kedua to give ability or enable. Jadi dapat dipahami pengertian pertama sebagai memberi kekuasaan atau mendelegasikan otoritas ke pihak lain, sedangkan pada pengertian kedua dipahami sebagai upaya untuk memberikan kemampuan atau keberdayaan.

2.      Kunci efektifitas dalam manajemen

a.       Leave me alone, artinya mencari wakti dimana kita bisa membangun konsentrasi tinggi terhadap tugas kita, dengan gangguan seminimal mungkin sehingga kita tidak terlalu sering diinterupsi yang pada akhirnya menghambat proses penyelesaian tugas kita.

b.      Meng-cluster aktivitas anda; artinya kita mesti mengkelompokkan berbagai tugas kita dalam sejumlah kategori. Ragam pekerjaan yang memiliki kemiripan kita kelompokkan menjadi satu sehingga proses penyelesaiannya menjadi lebih lancar.

c.       Kenali siklus energi anda; berarti bahwa kita mesti mengenali fase waktu dimana kita cenderung memiliki energi yang besar dan mampu berkonsentrasi. Dengan mengenali siklus waktu ini kita mungkin bisa mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cenderung berat pada saat siklus waktu kita berada pada fase puncak.

3.      Pengertian stress

Stress adalah bentuk ketegangan dari fisik, psikis, emosi maupun mental. Bentuk ketegangan ini mempengaruhi kinerja keseharian seseorang. Bahkan stress dapat membuat produktivitas menurun, rasa sakit dan gangguan-gangguan mental. Pada dasarnya, stress adalah sebuah bentuk ketegangan, baik fisik maupun mental. Sumber stress disebut dengan stressor dan ketegangan yang di akibatkan karena stress, disebut strain.

Menurut Robbins (2001) stress juga dapat diartikan sebagai suatu kondisi yang menekan keadaan psikis seseorang dalam mencapai suatu kesempatan dimana untuk mencapai kesempatan tersebut terdapat batasan atau penghalang. Dan apabila pengertian stress dikaitkan dengan penelitian ini maka stress itu sendiri adalah suatu kondisi yang mempengaruhi keadaan fisik atau psikis seseorang karena adanya tekanan dari dalam ataupun dari luar diri seseorang yang dapat mengganggu pelaksanaan kerja mereka.

4.      Sumber stress pada manusia

Akibat stress dikelompokkan ke dalam tiga kategori yakni akibat secara fisiologis, psikologis dan perilaku. Secara fisiologis stress bisa mengakibatkan perubahan pada fisik atau organ pada manusia. Akibat ini bisa berupa  perubahan dalam sistem metabolisme manusia, meningkatkan detak jantung, membuat nafas lebih berat, menaikkan tekanan darah, menimbulkan sakit kepala tanpa sebab, serta memicu serangan jantung.

Sementara itu, akibat yang tercakup dalam kategori psikologis berkaitan erat dengan masalah kejiwaan dan emosional seseorang. Adapun akibat stress dalam lingkup psikologis antara lain munculnya perasaan menyalahkan diri sendiri, selau merasa tegang dan cemas secara berlebihan, sukar untuk memusatkan pikiran, takut pada hal-hal yang tidak jelas, mudah jenuh, selalu berprasangkan buruk, mood yang mudah drop, dan masih banyak lagi lainnya. Biasanya efek psikologis ini muncul pada tingkatan awal stress.

5.      Pendekatan terhadap stress pada manusia

a)      Pendekatan individu

Seorang karyawan dapat memikul tanggung jawab pribadi untuk mengurangi tingkat stresnya. Strategi individu yang telah terbukti efektif adalah: Teknik manajemen waktu, Meningkatkan latihan fisik, Pelatihan pengenduran (relaksasi), Perluasan jaringan dukungan sosial

b)      Pendekatan perusahaan

Beberapa faktor yang menyebabkan stres terutama tuntutan tugas dan peran, struktur organisasi dikendalikan oleh manajemen. Strategi yang digunakan: Perbaikan seleksi personil dan penempatan kerja, Penggunaan penetapan tujuan yang realistis, Perancangan ulang pekerjaan, Peningkatan keterlibatan kerja, Perbaikan komunikasi organisasi, Penegakkan program kesejahteraan korporasi.

6.      Definisi konflik

 Konflik adalah adanya pertentangan yang timbul di dalam seseorang (masalah intern) maupun dengan orang lain (masalah ekstern) yang ada di sekitarnya. Konflik dapat berupad perselisihan (disagreement), adanya keteganyan (the presence of tension), atau munculnya kesulitan-kesulitan lain di antara dua pihak atau lebih. Konflik sering menimbulkan sikap oposisi antar kedua belah pihak, sampai kepada mana pihak-pihak yang terlibat memandang satu sama lain sebagai pengahalang dan pengganggu tercapainya kebutuhan dan tujuan masing-masing.

7.      Jenis-jenis konflik

Substantive conflicts merupakan perselisihan yang berkaitan dengan tujuan kelompok,pengalokasian sumber dalam suatu organisasi, distrubusi kebijaksanaan serta prosedur serta pembagaian jabatan pekerjaan. 

Emotional conflicts terjadi akibat adanya perasaan marah, tidak percaya, tidak simpatik, takut dan penolakan, serta adanya pertantangan antar pribadi (personality clashes).

8.      Proses konflik

Proses controversial merupakan suatu bentuk ketidaksepahaman yang bersifat pasif. Dalam kehidupan sehari-hari kontroversi ditandai dengan minimnya toleransi antara beberapa pihak. Pada dasarnya proses kontroversi adalah proses dimana telah tertanam benih ketidaksepahaman tetapi masih tersimpan didalam hati dan belum diekspresikan dalam bentuk perilaku apapun.

Proses kompetisi merupakan suatu bentuk hubungan yang berupa persaingan dalam merebutkan segala sesuatu yang sifatnya terbatas.

b.      Komunikasi dan manajemen

1.      Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

2.      Proses komunikasi

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah pesan verbal (bahasa), dan pesan nonverbal (kial/gesture, isyarat, gambar, warna, dan lain sebagainya) yang secara langsung dapat/mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.

Seperti disinggung di muka, komunikasi berlangsung apabila terjadi kesamaan makna dalam pesan yang diterima oleh komunikan. Dengan kata lain , komunikasi adalah proses membuat pesan yang setala bagi komunikator dan komunikan. Prosesnya sebagai berikut, pertama-tama komunikator menyandi (encode) pesan yang akan disampaikan disampaikan kepada komunikan. Ini berarti komunikator memformulasikan pikiran dan atau perasaannya ke dalam lambang (bahasa) yang diperkirakan akan dimengerti oleh komunikan. Kemudian giliran komunikan untuk menterjemahkan (decode) pesan dari komunikator. Ini berarti ia menafsirkan lambang yang mengandung pikiran dan atau perasaan komunikator tadi dalam konteks pengertian. Yang penting dalam proses penyandian (coding) adalah komunikator dapat menyandi dan komunikan dapat menerjemahkan sandi tersebut (terdapat kesamaan makna).

3.      Hambatan dalam komunikasi

Melakukan komunikasi yang efektif tidaklah mudah. Beberapa ahli menyatakan bahwa tidak ada proses komunikasi yang sebenar-benarnya efektif, karena selalu terdapat hambatan. Hambatan komunikasi pada umumnya mempunyai dua sifat berikut ini :

a.       Hambatan yang bersifat objektif, yaitu hambatan terhadap proses komunikasi yang tidak disengaja dibuat oleh pihak lain tetapi lebih disebabkan oleh keadaan yang tidak menguntungkan. Misalnya karena cuaca, kebisingan kalau komunikasi di tempat ramai, waktu yang tidak tepat, penggunaan media yang keliru, ataupun karena tidak kesamaan atau tidak “in tune” dari frame of reference dan field of reference antara komunikator dengan komunikan.

b.      Hambatan yang bersifat subjektif, yaitu hambatan yang sengaja di buat orang lain sebagai upaya penentangan, misalnya pertentangan kepentingan, prasangka, tamak, iri hati, apatisme, dan mencemoohkan komunikasi.

4.      Komunikasi interpersonal

a)      Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikanumpan balik segera.

b)      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung.

5.      Model pengolahan informasi

a)      Rational adalah Proses informasi adalah proses menerima, menyimpan dan mengungkap kembali informasi. Dalam proses pembelajaran, proses menerima informasi terjadi pada saat siswa menerima pelajaran. Proses menyimpan informasi terjadi pada saat siswa harus menghafal, memahami, dan mencerna pelajaran. Sedangkan proses mengungkap kembali informasi terjadi pada saat siswa menempuh ujian atau pada saat siswa harus menerapkan pengetahuan yang telah dimilikinya untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari.

b)      Limited adalah komunikasi terbatas sering menimbulkan kekacauan komunikasi seperti salah pengertian akan maksud yang disampaikan.

c)      Expert adalah sebuah ketrampilan yang bisa dipelajari dan dikuasai oleh siapapun, sama seperti halnya keterampilan-ketrampilan lainnya.. Saat ini kita hidup di era yang sangat menarik, di mana banyak diajarkan hal-hal yang akan menjadikan ketrampilan komunikasi kita semakin canggih, antara lain hipnotis/hipnosis, nlp (neuro language program), dan lain sebagainya

d)     Cybermate adalah sistem yang memandang terdapatnya suatu hubungan yang saling menggantungkan dalam unsur atau komponen yang ada dalam sistim

6.      Model interaktif manajemen dalam komunikasi

a)      Confidence adalah dalam manajemen timbulnya suatu interaksi karena adanya rasa nyaman. Kenyamanan tersebut dapat membuat suatu organisasi bertahan lama dan menimbulkan suatu kepercayaan dan pengertian.

b)      Immediacy adalah model organisasi yang membuat suatu organisasi tersebut menjadi segar dan tidak membosankan

c)      Interaction manajemen adalah Adanya berbagai interaksi dalam manajemen seperti mendengarkan dan juga menjelaskan kepada berbagai pihak yang bersangkutan

d)     Expressiveness adalah Mengembangkan suatu komitmen dalam suatu organisasi dengan berbagai macam ekspresi perilaku.

Tugas Ke tiga Psikologi Manajemen

A.    Mengendalikan fungsi manajemen

1.      Jelaskan pengertian controlling (mengendalikan)

Controlling adalah usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi dan perencanaan sasarannya guna mendesain sistem informasi umpan-balik, membandingkan sistem kerja tadi dengan standar yang telah ditetapkan lebih dulu, menentukan apakah ada penyimpangan dan mencatat besar kecil penyimpangan, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua suumber perusahaan dimanfaatkan secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.

2.      Jelaskan langkah-langkah dalam mengendalikan fungsi manajemen

a.       Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian

b.      Mengukur pelaksanaan  atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki

c.       Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar. Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan dan mengukur capaian keberhasilannya.

d.      Melakukan tindakan perbaikan. Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan.

3.      Sebutkan dan jelaskan tipe kontrol dalam manajemen

a.       Preventive control

Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota.

b.      Repressive control

Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).

c.       Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan

d.      Pengawasan berkala

Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan)

e.      Pengawasan mendadak (sidak)

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan

f.        Pengawasan Melekat (waskat)

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan Jelaskan proses kontrol dalam manajemen

4.      Jelaskan Proses Kontrol Manajemen

a.       Perencanaan Strategi.

Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

b.      Penyusunan Anggaran.

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.

c.       Pelaksanaan. Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun nonkeuangan, informasi internal maupun eksternal.

d.      Evaluasi Kerja. Pestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

B.     Kekuasaan dan pengaruh

1.      Pengertian kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk bertindak atau memerintahkan sehingga dapat menyebabkan orang lain bertindak meliputi kemampuan dalam memahami situasi serta keterampilan dalam menentukan macam kekuasaan yang tepat untuk merespon tuntutan situasi..

Menurut Max Weber, kekusaan adalah kesempatan seseorang atau sekelompok orang untuk menyadarkan masyarakat akan kemauan-kemauan sendiri dengan sekaligus menerapkannya terhadap tindakan-tindakan perlawanan dari orang-orang atau golongan-golongan tertentu.

Gilbert W. Fairholm mendefinisikan kekuasaan sebagai “... kemampuan individu untuk mencapai tujuannya saat berhubungan dengan orang lain, bahkan ketika dihadapkan pada penolakan mereka.” Fairholm lalu merinci sejumlah gagasan penting dalam penggunaan kekuasaan secara sistematik dengan menakankan bahwa kapasitas personal-lah yang membuat pengguna kekuasaan bisa melakukan persaingan dengan orang lain.

Douglas Fairholm mengklasifikasi 10 jenis kekuasaan

1)      Reward Power

Reward Power adalah kekuasaan yang didasarkan kemampuan seseorang menyediakan keuntungan bagi sesuatu atau orang lain. Kekuasaan mengalir dari individu yang mampu menyediakan reward yang dibutuhkan orang lain. Kemampuan ini memungkinkan pemilik kekuasaan mengendalikan perilaku orang lain dan mencapai hasil yang diharapkan sejauh adanya kebutuhan orang lain tersebut akan reward yang disediakan olehnya.

Penggunaan kekuasaan reward biasanya dilakukan oleh orang di tingkatan tertinggi hirarki organisasi. Mereka biasanya punya akses pada material, informasi atau upah psikologis (senyum, perhatian, pujian, kata-kata manis). Manajemen tingkat menengah dan para supervisor juga biasanya memiliki jenis kekuasaan ini. Sebaliknya, pekerja juga dapat menerapkan kekuasaan reward ini kepada atasannya, dengan cara menerapkan energi dan skill yang mereka miliki guna menyelesaikan pekerjaan yang diharapkan seorang manajer. Karena manajer bergantung pada kinerja pekerja, maka pekerja dapat menyetir perilaku manajer agar sesuai keinginan mereka.

2)      Coercive Power

Coercive Power adalah kekuasaan yang didasarkan atas kemampuan seseorang menyediakan dampak hukuman pada target akibat ketidakpatuhannya. Kekuasaan ini terletak pada kemampuan seseroang untuk memerintahkan kepatuhan lewat cara fisik. Seperti reward, kekuasaan jenis ini memungkinkan pemimpin mempengaruhi perilaku orang lain akibat kemampuannya menerapkan hasil yang tidak diinginkan. Ketidakpatuhan atas orang yang punya jenis kekuasaan koersif menghasilkan penerapan hukuman dalam bentuk menahan reward yang diinginkan. Ini merupakan situasi kekuasaan koersif, kekuasaan yang mengikuti model militer.

3)      Expert Power

Expert Power adalah kekuasaan yang didasarkan kemampuan dan pengetahuan khusus yang dimiliki seseorang di mana target atau orang lain kerap menggunakan atau bergantung kepadanya. Orang selalu menghargai kompetensi, dan sebab itu Expert Power merupakan sumber kekuasaan yang penting untuk diterapkan. Kekuasaan mengalir dari orang yang punya skill, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan dan dihargai oleh orang lain. Jika orang merengek agar seorang pekerja mau menggunakan skill yang ia miliki untuk membantu mereka, maka pekerja tersebut punya kekuasaan.

4)      Legitimate Power

Legitimate Power adalah kekuasaan yang didasarkan atas perasaan orang lain bahwa pelaku kekuasaan punya otoritas dan hak untuk mempengaruhi tindakan mereka. Perasaan ini merupakan hasil yang diterima dari organisasi formal atau warisan historis. Kekuasaan hadir pada mereka yang ditunjuk oleh organisasi untuk memberi perintah. Delegasi otoritas melegitimasikan hak seseorang memaksakan kepatuhan pada mereka yang menyatakan wajib untuk mentaati sumber kekuasaan (organisasi). Persepsi legitimasi di benak target kekuasaan bersifat kritis. Baru setelah target ini yakin bahwa pemberi perintah punya hak yang legitimate untuk memerintah sajalah mereka akan patuh.

5)      Identification Power with Other

Hubungan seseorang dengan orang lain yang punya kekuasaan menular pada orang yang berhubungan tersebut. Sebab itu, kekuasaan yang ada merujuk pada penguasa lain. Jenis kekuasaan ini bisa datang lewat hubungan personal seperti sekretaris atau asisten administrasi yang kerap kerja bareng boss eksekutif. Jika orang yang mendekatkan diri dengan kekuasaan tersebut juga meniru gagasan, norma, metode, dan tujuan dari orang berkuasa, kekuasaan orang tersebut akan bertambah.

6)      Critical Power

Pada tingkat lain, seseorang berkuasa hingga derajat mana kontribusi orang tersebut bersifat kritis bagi individu lain atau bagi organisasi. Bilamana orang lain berhasrat pada energi, sumberdaya, dan keahlian seseorang, hingga derajat tersebut pula ia punya kekuasaan atas mereka. Seseorang juga menerapkan kekuasaan sejauh orang tersebut terhubung dengan sumber daya yang mereka kuasai.

7)      Social Organization Power

Sumber kekuasaan lainnya adalah organisasi sosial. Kekuasaan juga diturunkan lewat hubungan terstruktur di mana seseorang mengkombinasikan kekuatan individual mereka guna memenuhi tujuan kelompok. James MacGregor Burns menyatakannya dalam kata-kata “kekuasaan seorang pemimpin mengalir dari kekuasaan pengikut.” Pencapaian tujuan hanya dapat terselenggara ketika satu individu berhasil memobilisasi dan mentransformasi pengikut, yang pada gilirannya mentransformasikan kekuasaan tersebut kepada pemimpin.

8)      Power Using Power

Kekuasaan juga bisa bersumber tatkala seseorang menggunakan kekuasaan-nya. Kekeliruan menerapkan kekuasaan dapat berakibat hilangnya kekuasaan. Sebaliknya, penggunaan kekuasaan cenderung meningkatkan kekuasaan itu sendiri. Persepsi dari orang lain seputar kekeliruan seorang pengguna kekuasaan bisa menghasilkan berkurangnya dukungan. Kekeliruan bertindak atau sering melakukan kekuasaan secara sembrono bisa mengikis kekuasaan dan dukungan dari orang lain yang kita butuhkan agar kekuasaan kita langgeng. Kekuasaan, pada dirinya sendiri, adalah sumber bagi kekuasaan lainnya.

9)      Charismatic Power

Karisma yang digambarkan Max Weber dan Referent Power diidentifikasi menyediakan dasar teoretis bagi dasar kekuasaan. Orang yang punya karisma biasanya punya personalitas menyenangkan, menarik, dan mendorong orang mau mematuhi si pemilik karisma. Orang yang punya kharisma biasanya ada di lingkar tengah klik-klik berpengaruh dan punya akses pada orang-orang berpengaruh di dalam komunitas.

10)  Centrality Power

Penempatan strategis individu ke dalam organisasi juga merupakan sumber kekuasaan. Lokasi fisik di jantung kegiatan atau interaksi dengan orang-orang berkuasa menambah perkembangan dan penggunaan efektif dari kekuasaan. Sentralitas kekuasaan ini penting dalam konteks kekuasaan, baik secara fisik ataupun sosial.

2.      Jelaskan sumber-sumber kekuasaan

a.       Kekuasaan bersumber pada kedudukan

Ø  Kekuasaan formal atau legal

Ø  Kekuasaan atas sumber dan ganjaran

Ø  Kendali atas hokum

Ø  Kendali atas informasi

b.      Kekuasaan bersumber pada kepribadian

Ø  Keahlian atau keterampilan

Ø  Persahabatan atau kesetiaan

Ø  Karisma

c.       Kekuasaan bersumber pada politik

Ø  Kendali atas proses pembuatan keputusan

Ø  Koalisi

Ø  Partisipasi

Ø  Institusional

3.      Unsur-unsur kekuasaan

a.       Rasa takut

b.      Rasa cinta

c.       Kepercayaan

d.      Pemujaan

4.      Bentuk-bentuk kekusaan menurut French dan Raven

a.       Kekuasaan ganjaran (reward power)

b.      Kekuasaan paksaan (coercive power)

c.       Kekuasaan legal (legitimate power)

d.      Kekuasaan keahlian (expert)

e.       Kekuasaan acuan (referent power)

Sumber            :

Materi kuliah Psikologi Manajemen

Husein Umar. 2003. Business an Introduction. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama
http://www.gunadarma.ac.id